Atunci când mergi în concediu trebuie să setezi un mesaj out of office astfel încât colegii și colaboratorii tăi să știe că nu vei vedea mailurile. Așadar, iată care sunt elementele principale ale acestui tip de mesaj:
Perioada în care nu vei fi disponibilă – specifică exact datele de început și de sfârșit. Acest detaliu previne orice confuzie și setează așteptările corespondenților tăi în mod corespunzător. De asemenea, este foarte important să indici o persoană de contact care poate fi apelată în locul tău, oferind numele și datele de contact ale acesteia.
Tonul mesajului – alegerea tonului potrivit pentru mesajul tău out of office poate face diferența între a fi percepută ca distantă sau ca o profesionistă atentă chiar și în absență. Un mesaj prea sec poate părea nepoliticos, în timp ce unul prea informal poate să nu inspire profesionalism.
Adăugarea unei note personale în mesajul tău poate transforma percepția corespondentului despre absența ta. De exemplu, dacă ești într-o călătorie de afaceri, menționarea acestui fapt poate adăuga un context util. De asemenea, dacă verifici emailurile sporadic, informează despre acest lucru.
Un mesaj bine formulat de out of office nu doar că te scutește de eventualele neplăceri cauzate de lipsa unui răspuns imediat, dar îți și consolidează imaginea profesională.
Iată și un exemplu de mesaj pe care îl folosesc adesea:
Bună,
În acest moment sunt în concediu de odihnă și voi reveni pe [data revenirii].
Dacă situația ta este urgentă, te rog să contactezi pe [Numele colegului], la adresa de email [Emailul colegului].
Mulțumesc, [Numele tău]